Einführung / Schulung / Wartung

Einführungs-Leitfaden:

1.) Vertrags-Abschluss:
zwischen dem Weltladen und A.Wenger

2.) Beschaffung PC-System:
Die Beschaffung des PC-Systems mit all seinen Komponenten erfolgt durch den jeweiligen Weltladen vorort über einen lokalen Anbieter. Dieser lokale Anbieter installiert bereits alle Standard-Komponenten auf dem PC-System (inklusive Internet-Anbindung und eMail-Konto) und richtet sie schlüsselfertig ein. Auf speziellen Wunsch wird dieser Vorgang durch A.Wenger beratend unterstützt.

3.) Installation WL-Programm:
Die Installation des WL-Programmes wird bei A. Wenger in Saalfelden bzw. auch Vorort im Weltladen vorgenommen. Die Installation durch A.Wenger gliedert sich in folgende Hauptbereiche:

  • Installation der Standard-Datenbank
  • Installation der Entwicklungs- und Runtime-Umgebung
  • Installation des WL-Hauptprogrammes
  • Installation des WL-Schulungs-Systems
  • Drucker-Anbindung ans WL-Programm
  • Anbindung sämtlicher Microsoft-Standard-Programme
  • Einrichten der AnwenderInnen
  • Einrichten der Initial-Stamm-Daten
  • u.dgl.m.

4.) Einrichten der AnwenderInnen:
A. Wenger benötigt eine Liste aller AnwenderInnen (Vor- und Zuname), welche mit dem WL-Programm arbeiten werden, um sie in der integrierten Benutzerverwaltung mit den verbundenen Anwendungs-Berechtigungen einrichten zu können. Bei den Schulungsterminen werden dann auch noch persönliche Kennwörter zugeordnet, welche nur dem/der jeweiligen AnwenderIn bekannt ist.

5.) System-Installation Vorort in einem Schulungsraum:
Nach erfolgter Installation des Weltladen-Programms und des angebundenen Schulungs-Systems: Aufstellung des PC-Systems in einem geeigneten Schulungsraum (der jeweilige Weltladen kümmert sich um eine geeignete Räumlichkeit).

Hintergrund:
– in dieser Räumlichkeit sollen dann die AnwenderInnen-Schulungen durchgeführt werden
– die AnwenderInnen sollen auch zwischendurch jederzeit Zugang zum PC haben, um so oft und viel, wie möglich, am Schulungs-System üben zu können.

6.) AnwenderInnen-Schulungen:
Die Schulungstermine werden gemeinsam vereinbart und sind nachfolgend näher beschrieben.

7.) "Produktiv-Setzung" im WL:
Übersiedlung des PC’s in den Weltladen – "Scharf-Schalten" des Echt-Systems
Von A.Wenger wird der erste Tag der Produktivsetzung im Weltladen begleitet, um mögliche erste Anlaufschwierigkeiten / -unsicherheiten abfedern zu können. Dieser Termin sollte so gewählt werden, daß der "Produktivsetzungs-Tag" möglichst auf den Wochentag Freitag oder Samstag fallen.

8.) Zeitrahmen:
Als Zeitrahmen für diese Einführung in einem Weltladen sollten realistischer Weise, gerechnet ab dem Vertragsabschluß bis zur "Produktivsetzung" im Weltladen, mind. 2 Monate veranschlagt werden.

Schulungen:
Schulungs-Vorbereitung:

Das WLP-Handbuch wird in Form einer PDF-Datei bereits im Vorfeld der Schulungen den WL-MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt, um bereits vorab darin "schmökern", bzw. sich herantasten zu können.

AnwenderInnen-Schulungen:
Die Schulungen der WL-MitarbeiterInnen werden vorort direkt am Schulungs-System durch A.Wenger in einem ersten Schulungblock in einem Ausmaß vom 3×2 Unterrichtseinheiten (in Summe ~ 6 Stunden) durchgeführt. Dieser erste Schulungsblock hat die Kernaufgaben des Weltladens – und zwar die eigentliche Kassenabwicklung – in ihren unterschiedlichen Ausprägungen zum Inhalt. In den Weltläden sind bis zu 50 MitarbeiterInnen (und teilweise sogar noch mehr) zu schulen. Die Schulungen durch A.Wenger werden jedoch auf max. 30 Personen beschränkt – weitere Personen werden geschult, indem Weltladen-intern das durch A.Wenger vermittelte Wissen entsprechend weitergegeben wird.

In einem zweiten Schulungblock werden dann nochmals die Weltladen-intern zu definierenden "KeyUser" in einm Ausmaß von 2×3 Unterrichtseinheiten (in Summe nochmals ca. 6 Stunden) geschult, um weiterführendes KnowHow aufzubauen. Die Aufgaben der "KeyUser" werden nachfolgend unter Wartung / Betreuung näher beschrieben.

Die AnwenderInnen-Schulungen werden in Gruppen von ca. 10 Personen organisiert und durchgeführt. Diese Anzahl soll in Sinne und Interesse der AnwenderInnen nicht wesentlich überschritten werden.
Übungsphasen unter Anleitung vertiefen das Erlernte. Lösungen von gestellten "Knackpunkt-Aufgaben" im Team und unter Anleitung von A.Wenger "Hausaufgaben" bis zum nächsten Schulungs-Termin vertiefen weiter das Erlernte. Hausaufgaben-Besprechung beim Folge-Termin (gab es Probleme oder Lösungsschwierigkeiten? …etc.)

Diese Schulungen (in Summe ~ 12 Stunden) sind in der monatlichen Miet- und Wartungsgebühr includiert und müssen nicht mehr extra bezahlt werden. Wünscht der Weltladen darüber hinaus weitere Schulungen, werden diese nach Vereinbarung durchgeführt und nach Aufwand entsprechend verrechnet.

Wartung und Betreuung:

Einführungs-Phase
In der Einführungsphase erfolgt die komplette Installation und Einrichtung des Weltladen-Programms durch den/die WLP-BetreuerIn. Die erforderlichen Schulungen der MitarbeiterInnen werden vorort im jeweiligen Weltladen oder in einem eigens dafür bereitgestellten Schulungsraum durchgeführt und ist oben ausführlich beschrieben.

Zudem erfolgt eine Vorort-Betreuung in der Größenordnung von 1 Verkaufstag bei der Inbetriebnahme, um mögliche erste Anlaufschwierigkeiten abfedern zu können, bzw. um Unsicherheiten zu entschärfen. Dieser Tag wären bevorzugt auf den Wochentag Freitag oder Samstag zu legen.

Nach diesem Tag erfolgt die Wartung und Betreuung durch den/die WLP-BetreuerIn über eine eigens dafür eingerichtete Fernwartungs-Verbindung via Internet, über welche Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden können (Programm-Updates, Dokumentationen, …etc.), aber auch eine komplette Fernsteuerung des Weltladen-PC‘s durchgeführt werden kann.

Laufender Betrieb:
Im laufenden Betrieb soll sich pro Weltladen mindestens 1 (besser 2) freiwillige(r) MitarbeiterIn, ein(e) sogenannte(r) Key-UserIn finden, welche(r) als erste(r) AnsprechpartnerIn für die anderen MitarbeiterInnen im Weltladen zur Verfügung steht, falls wider Erwarten mal irgendwelche Schwierigkeiten auftauchen sollten. Diese(r) Key-UserIn ist der/die normale AnsprechpartnerIn für die internen MitarbeiterInnen vom jeweiligen Weltladen und wird vom / von der WLP-BetreuerIn besonders unterstützt und betreut. Die einzelnen Aufgaben sind im nachfolgenden Key-UserInnen-Profil näher beschrieben.

Key-UserInnen-Profil:
Erfahrungsgemäß sind in jedem WL mindestens 1 bis mehrere Personen vorhanden, welche bereits aus dem privaten und/oder beruflichen Umfeld von Haus aus einen etwas intensiveren Zugang zur EDV mit sich bringen. Unter diesem Gesichtspunkt wird pro Weltladen mindestens ein(e) sogenannte(r) Key-UserIn gesucht/benannt, welche(r) vom / von der WLP-BetreuerIn in oben beschriebenen Ausmaß über die "Normal-Schulungen" hinaus weitergehend geschult wird und welche(r) die Funktion einer/eines internen EDV-AnsprechpartnerIn im jeweiligen WL wahrnehmen soll. Dadurch soll in den Weltläden über die normale Anwendung hinaus EDV-Know-How aufgebaut und die Selbständigkeit der WL im Bereich der EDV gestärkt und optimiert werden.

Der/die Key-UserIn ist u.a. EDV-WissensträgerIn im jeweiligen WL:

  • Detailliertere Kenntnisse über die umgesetzten betriebswirtschaftlichen Abläufe im WLP
  • Detailliertere Kenntnisse über die realisierten Funktionalitäten und deren Anwendung im WLP
  • Einrichten von neuen Mitarbeiterinnen im WLP
  • EDV-Schulungen von neuen MitarbeiterInnen im jeweiligen WL
  • AnsprechpartnerIn für die "Normal-UserInnen" in EDV-Belangen (First Level Support) im jeweiligen WL
  • "Sprachrohr" des jeweiligen WL in Belangen des WLPs gegenüber dem/der WLP-BetreuerIn.

Der/die Key-UserIn führt periodische Arbeiten im WL-Programm durch:
Neben der Kontrolle des Virenschutzes und der Firewall sind im WLP folgende Kontrollen möglichst regelmäßig durchzuführen:

  • Kontrolle, ob alle automatischen TASKS ablaufen: In der Systemsteuerung kontrollieren, ob die Tasks zu den geforderten Zeiten laufen.
  • Kontrolle, ob die automatischen Sicherungen tatsächlich täglich durchgeführt werden: Auf der Sicherungsfestplatte durch Vergleich der Datums der Dateien feststellen, ob alle Sicherungen aktuell durchgeführt werden.
  • Kontrolle, ob die Programm- und Lieferantendateien tatsächlich wöchentlich über das Internet aktualisiert werden.
  • erstellt monatlich eine Daten-Sicherungs-CD-ROM und archiviert sie an einem geeigneten Ort

Der/die Key-UserIn arbeitet an einer Community-Bildung zum WLP mit:
Mitarbeit bei einer "Community-Bildung" in Form eines Österreich-, bzw. Deutschland- weiten WL-EDV-Gremiums (Vernetzung), wo sich jeder WL in Richtung: Wünsche, konstruktive Kritik, Anregungen, Entwicklungsvorschläge, Nutzung von Synergien, …etc. entsprechend einbringen kann, unter dem Motto: "gemeinsam sind wir besser / schaffen wir mehr".

Service-Leistungen durch A.Wenger:

  • Unterstützung des/der Key-Users/Key-Userin in seiner/ihrer Aufgabe (Sekond-Level-Support) im jeweiligen Weltladen in Form eines ständigen Know-How-Transfers, sowie bei Bedarf in der Anwendung über die bestehende Remote-Fernwartungs-Verbindung.
  • Weiterentwicklung des Weltladen-Programms mit automatisiertem Programm-Updates wiederum über die bestehende Remote-Fernwartungs-Verbindung
  • Dokumentation neuer Funktionalitäten mit Einbindung ins Weltladen-Programm
  • Einführungs-Unterstützung neuer Funktionalitäten in den jeweiligen Weltläden über den/die Key-UserIn
  • Organisatorische und technische Anbindung der Lieferanten-Stammdaten
  • Betreiben der Service-Homepage www.wenger-edv.at.
  • Community-Bildung über die Service-Homepage  www.wenger-edv.at mit dem Ziel, die Erfahrungen in den Weltläden mit der EDV aufzunehmen und in Form von Verbesserungen/Erweiterungen wieder ins Weltladen-Programm einzuarbeiten.